Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych Klientów (firm korzystających z Serwisu) oraz osób odwiedzających stronę businessbuddy.pl jest Bartosz Porębski, prowadzący działalność nierejestrowaną. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@businessbuddy.pl.

Gdy rozmawiasz z czatem na stronie firmy korzystającej z BusinessBuddy, administratorem Twoich danych jest ta firma, a my przetwarzamy je wyłącznie w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia (§7 regulaminu). W sprawie tych danych — np. ich usunięcia — skontaktuj się z tą firmą. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę właściwej firmie.

Dane te obejmują treść rozmowy, adres strony, na której był czat, oraz dane kontaktowe, jeśli je podasz (imię, e-mail, telefon).

To samo dotyczy wiadomości prywatnych na Instagramie firmy, która podłączyła swoje konto do BusinessBuddy: odpowiedzi na nie może generować asystent AI. Przetwarzamy wtedy treść wiadomości, identyfikator konta Instagram nadawcy (taki, jaki nadaje Meta — bez dostępu do Twojego profilu czy haseł) oraz dane kontaktowe, jeśli podasz je w rozmowie. Administratorem tych danych jest firma, do której piszesz.

• Konto Klienta — imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej), opcjonalnie telefon i logo. Cel: założenie konta i świadczenie usługi. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Płatności — dane rozliczeniowe przetwarza operator płatności Stripe; nie przechowujemy numerów kart. Otrzymujemy informację o statusie subskrypcji. Podstawa: wykonanie umowy oraz obowiązki prawne, np. podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
• Wiadomości e-mail — powiadomienia o nowych leadach i rezerwacjach, reset hasła, ważne informacje o usłudze. Podstawa: wykonanie umowy.
• Kontakt z nami — dane z korespondencji. Cel: odpowiedź na pytania i reklamacje. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Statystyki — anonimowe dane o korzystaniu ze strony i aplikacji (np. odwiedzone podstrony, źródło wejścia) zbierane narzędziem PostHog, żeby ulepszać Serwis. Podstawa: prawnie uzasadniony interes.
• Bezpieczeństwo — logi serwera (m.in. adres IP, data i czas żądania). Cel: ochrona przed nadużyciami i diagnozowanie błędów. Podstawa: prawnie uzasadniony interes.

Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery, na których działa Serwis i baza danych.
• OpenAI, L.L.C. (USA) — model AI generujący odpowiedzi chatbota; otrzymuje treść rozmowy i konfigurację chatbota. Dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia) — obsługa płatności i subskrypcji.
• nazwa.pl sp. z o.o. (Polska) — wysyłka wiadomości e-mail.
• PostHog Inc. — statystyki korzystania z Serwisu, dane przechowywane na serwerach w UE.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA) — wykrywanie błędów technicznych Serwisu; otrzymuje opis błędu i dane techniczne, bez treści rozmów ani danych kontaktowych.
• Google Ireland Ltd. — tylko gdy Klient z nich korzysta: integracja z Kalendarzem Google i pobieranie informacji o wizytówce Google (opinie).
• Meta Platforms Ireland Ltd. — tylko gdy Klient podłączy konto Instagram: odbieranie i wysyłanie wiadomości prywatnych przez oficjalne API Instagrama. Meta przetwarza te wiadomości także jako operator Instagrama, na zasadach własnej polityki prywatności.

Przekazanie danych do USA (OpenAI, PostHog, Sentry) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub programu EU-US Data Privacy Framework.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

• Dane konta — przez czas korzystania z Serwisu; po usunięciu konta usuwamy je w ciągu 30 dni.
• Rozmowy i leady na stronach Klientów oraz z ich Instagrama — do czasu usunięcia ich przez Klienta lub zakończenia umowy z Klientem (usuwamy je wtedy w ciągu 30 dni).
• Dostęp do konta Instagram Klienta (token) — do czasu odłączenia konta w panelu lub cofnięcia dostępu w ustawieniach Instagrama; usuwamy go niezwłocznie.
• Dane związane z płatnościami — przez okres wymagany przepisami podatkowymi (do 5 lat od końca roku podatkowego).
• Korespondencja — do czasu wyjaśnienia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Logi serwera — do 30 dni.

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (np. statystyk).

Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@businessbuddy.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

• Pisałeś do firmy na Instagramie lub przez czat na jej stronie — poproś tę firmę o usunięcie rozmowy albo napisz do nas na kontakt@businessbuddy.pl (podaj nazwę firmy i swoją nazwę na Instagramie lub przybliżoną datę rozmowy). Przekażemy prośbę firmie, a na jej polecenie usuniemy rozmowę i powiązane dane w ciągu 30 dni.
• Jesteś Klientem i chcesz odłączyć Instagram — odłącz konto w panelu (Kanały) lub w aplikacji Instagram: Ustawienia → Aplikacje i witryny → usuń BusinessBuddy. Usuwamy wtedy dostęp do konta; rozmowy zostają w panelu, dopóki ich nie usuniesz lub nie zamkniesz konta.
• Chcesz usunąć konto w BusinessBuddy — napisz na kontakt@businessbuddy.pl z adresu konta. Usuniemy konto i wszystkie jego dane w ciągu 30 dni i potwierdzimy to e-mailem.

• Panel klienta zapisuje w pamięci przeglądarki (localStorage) token logowania i wybrany motyw (jasny/ciemny) — jest to niezbędne do działania aplikacji.
• Widget czatu zapisuje w pamięci przeglądarki identyfikator bieżącej rozmowy, żeby można było do niej wrócić po odświeżeniu strony.
• Statystyki na stronie głównej działają bez zapisywania plików cookies (dane przechowywane tylko w pamięci karty).
• Na stronie płatności Stripe mogą zostać zapisane pliki cookies Stripe, niezbędne do bezpiecznej płatności.

Możesz w każdej chwili wyczyścić dane strony w ustawieniach przeglądarki — spowoduje to wylogowanie.

Połączenia z Serwisem są szyfrowane (HTTPS), hasła są przechowywane w postaci zaszyfrowanej (hash), a dane poszczególnych Klientów są od siebie oddzielone. Dostęp do serwerów mają wyłącznie osoby upoważnione.

Możemy aktualizować tę politykę, np. przy dodaniu nowego dostawcy lub zmianie formy działalności. O istotnych zmianach poinformujemy Klientów e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.